La transformation digitale est en route : c’est une réalité désormais incontournable. Dans les faits, cependant, les entreprises avancent de manière inégale. Destinée uniquement aux salariés ou étendue aux partenaires et clients, cette transformation peut, selon les ambitions de chaque structure, se limiter aux tâches basiques ou animer un véritable microcosme. Le bilan est-il actuellement à la hauteur des attentes ? Comment aller plus loin pour que le numérique devienne véritablement un atout au quotidien ?
La numérisation des RH, de plus en plus répandue…
C’est la transition la plus évidente, mais aussi la plus simple à implémenter pour les entreprises : la digitalisation des processus de ressources humaines progresse très vite dans de nombreuses structures. Bulletins de paie électroniques, demandes de congés dématérialisées, signature virtuelle de documents : de nombreuses actions peuvent désormais se faire sans paperasse, ce qui allège considérablement la tâche quotidienne des RH.
Du côté des salariés, ces petites avancées sont de vraies sources de satisfaction : les démarches liées à la vie en entreprise se règlent ainsi de manière plus rapide et efficace. L’agilité que procure le numérique aux collaborateurs crée un environnement plus riche et permet de se concentrer sur la culture d’entreprise, fort facteur de motivation.
Par ailleurs, une structure qui mise sur le numérique est une entreprise moderne, et donc attractive ! Les initiatives dans ce domaine se mettent donc en place relativement efficacement, bien que dans certains cas, la réticence à implémenter de nouvelles solutions, parfois coûteuses en temps, empêche encore la digitalisation d’avancer comme elle le devrait.
…mais une absence de stratégie globale pour beaucoup de structures
Si l’on considère le seul aspect RH, la situation semble certes en pleine évolution. Cependant, la digitalisation dans son ensemble est loin d’être une réalité pour toutes les entreprises françaises. Près de la moitié d’entre elles avouent ne pas avoir de réelle stratégie en la matière et redoutent de ne pas disposer des ressources nécessaires à l’implémentation de nouvelles solutions. Ces craintes de beaucoup de structures à se lancer dans une transformation pourtant nécessaire placent la France en léger retard par rapport à des voisins européens plus dynamiques. Le changement en vaut pourtant la peine, puisque les entreprises adoptant le numérique prouvent chaque jour l’utilité des outils dernière génération et voient souvent leur activité croître rapidement !
Parmi les plus grands avantages de la numérisation figurent en bonne place la création de projets plus collaboratifs et l’échange d’informations structurées avec les partenaires et clients. L’adoption d’une plateforme collaborative pour piloter des projets de transformation permet de booster l’efficacité en interne, mais aussi de travailler plus étroitement avec ses partenaires commerciaux. Les plateformes ne manquent pas pour échanger et uniformiser l’information. Les sociétés ayant opté pour de nouveaux outils peuvent ainsi révolutionner à la fois leur culture d’entreprise et l’expérience client. Un enjeu assez important pour motiver toutes les structures encore à la traîne à amorcer leur transition ! Attention toutefois à la multiplication des applications Cloud en entreprise qui n’est pas toujours bien maîtrisée.
Le collaboratif, un outil redoutable pour les collaborateurs et le client final
Boîtes à idées, partage de documents, forums et formations interactives : le collaboratif s’invite dans tous les domaines et doit être vu comme une véritable force au service des projets de l’entreprise ! A la clé pour les collaborateurs : la possibilité de s’impliquer davantage et de participer concrètement à la stratégie de leur entreprise. Pour les dirigeants, le collaboratif est un important facteur de motivation et permet de faire émerger des idées inédites. Les plateformes de partage de documents permettent une mise en commun structurée des tâches et des idées. Nul doute que celles-ci peuvent faire naître, pour chaque entreprise, des propositions innovantes pouvant lui donner un avantage concurrentiel.
La transparence est également un important mot d’ordre vis-à-vis des clients et prestataires. Offrir une information riche et complète tout en contrôlant qui accède à quoi : c’est désormais la promesse des outils modernes de partage de documents ou de suivi des commandes. Qu’il s’agisse d’état des stocks, de documents légaux essentiels ou de spécifications produit exhaustives, l’entreprise équipée des bons outils peut facilement diffuser des données clés qui serviront ses projets et, en bout de chaîne, constituer une image de sérieux et d’efficacité. La sécurité est par ailleurs au centre des process employés par les logiciels actuels, afin que les transferts de fichiers par e-mail soient remplacés par une gestion efficace des accès de chaque intervenant. Il devient donc possible d’échanger rapidement avec ses fournisseurs et partenaires et de se montrer plus réactif afin de fournir un service ou un produit qualitatif et de mieux communiquer auprès de ses clients : des outils logiciels permettent d’intervenir à tous les niveaux pour optimiser chaque étape. Enfin, notons que la plupart d’entre eux se veulent compatibles avec les outils déjà en place pour une transition plus simple.
Le collaboratif au service de décisions plus intelligentes
Avec ces nouvelles générations d’outils plus intelligents et plus collaboratifs, c’est également dans le domaine de la Business Intelligence que les choses évoluent. Réservés auparavant aux directions financières voire aux analyses informatiques, les outils de reporting et d’analyse se démocratisent pour être accessibles aujourd’hui au plus grand nombre. Les éditeurs de logiciels l’ont donc bien compris et intègrent davantage de possibilités d’interactions entre les utilisateurs, notamment dans les solutions disponibles dans le Cloud. Le collaboratif dans les nouvelles plateformes financières comme OneStream XF par exemple prend d’ailleurs une toute autre dimension. Il est plus facile pour les équipes d’échanger et de construire les budgets ou leurs révisions de manière partagée en commentant les chiffres et indicateurs et en gardant les différentes versions en historique.
En matière de Business Intelligence, la dimension importante liée au caractère confidentiel et sensible de certaines données doit parfaitement être pris en compte. En effet, le collaboratif n’exclue pas la sécurité, loin s’en faut. Il est donc important que la modélisation des données n’exclue pas les niveaux de confidentialité appropriés. D’autant plus dans les grandes entreprises où l’organisation complexe en Business Units et filiales engendre des périmètres de consolidation et de droits d’accès très compliqués. Si le maintien du bon niveau de sécurité devient une usine à gaz, il y a fort à parier que l’audit interne finisse par identifier des habilitations inappropriées et donc des risques potentiels de fuites d’informations sensibles. Pour autant, dès que les freins et contraintes sont levés, le collaboratif dan,s les outils de Business Intelligence unifiés devient vite une arme redoutable au service du business et de la croissance : les collaborateurs sont mieux informés et prennent de meilleures décisions plus intelligentes…
Dans ces conditions, la transformation digitale ne devrait plus être un questionnement mais un véritable objectif pour les entreprises. Les qualités des outils modernes sont avérées et les réticences, souvent peu fondées, peuvent disparaître à condition de préparer son projet et de bénéficier d’un accompagnement adéquat. Quel que soit le besoin, il existe un outil pour y répondre. La prise d’information et l’organisation sont les meilleure armes des entreprises pour améliorer sans attendre leur structure et tirer parti de la puissance du numérique.