Les entreprises dans le domaine de la construction et du BTP sont souvent confrontées à des contraintes considérables en ce qui a trait aux délais et à la logistique. À partir du moment où un projet est lancé, toutes ses étapes doivent être réalisées à l’intérieur d’un délai précis et particulièrement serré. Pour ajouter un peu plus de pression, les projets requièrent presque toujours l’implication d’une multitude d’acteurs qui échangent en continu des documents et des informations. Dès lors, l’accès à des outils de gestion électronique de documents ne constitue plus seulement une option mais devient une réelle nécessité.
En quoi consiste la GED ? À quoi sert-t-elle ?
La gestion électronique de documents (GED) ou Electronic Document Management System (EDMS) se définit comme étant un procédé informatisé dont le principal rôle est de collecter, de stocker, d’organiser et de gérer les documents et les données électroniques produits par une organisation. La gestion électronique de la documentation peut en outre prendre l’aspect d’une plateforme collaborative visant à favoriser la collaboration entre tous les intervenants d’un projet, peu importe où ils se trouvent dans le monde. Le terme GED (ou EDMS) englobe aussi les logiciels utilisés pour la gestion de ces contenus documentaires. Dans le cadre du secteur de la construction et du BTP on utilise aussi le terme plus précis de « GED Projet » comme on peut le voir dans cet article de thinkproject.
Quelles opérations la GED prend-elle en charge?
La gestion électronique de documents prend en charge les opérations relatives à tout contenu documentaire suivantes :
- la création (conformément aux droits d’approbation établis);
- l’archivage et le stockage;
- le classement;
- l’indexation;
- la recherche;
- et le contrôle
Quels bénéfices procure la GED à une entreprise ?
La gestion électronique documentaire est avantageuse à bien des égards pour les entreprises dans le domaine de la construction et du BTP notamment qui décident de la mettre en place. Voici cinq avantages parmi les principaux.
1 – Réduction des coûts grâce à une bonne gestion documentaire
La mise en place d’une solution de gestion électronique de documents permet d’amoindrir les coûts logistiques en lien avec le traitement usuel de l’information, comme le papier et l’encre. Elle permet en outre d’optimiser le temps de traitement des documents et conséquemment d’accroître la productivité de l’ensemble des collaborateurs. Car derrière bon nombre de situations impliquant une perte de productivité se cache une problématique de documents.
2 – Augmentation de la fluidité de la communication interne
Une telle solution offre l’opportunité de rendre accessible aux collaborateurs de l’entreprise la totalité des informations dont ils ont besoin, quel que soit l’endroit où il se trouve dans le monde et quel que soit le moment. En l’absence de documents imprimés en plusieurs versions distinctes, la communication interne devient plus fluide, chaque individu utilisant les mêmes documents de travail toujours à portée de main.
3 – Bonification du service à la clientèle avec la GED
Ce système comporte également comme avantage à une entreprise de pouvoir rendre accessibles à ses clients des documents les concernant. Ils peuvent ainsi consulter et télécharger les informations dont ils ont besoin, au moment et à l’endroit où ils le souhaitent. La circulation de l’information entre l’entreprise et ses clients s’effectue sans obstacles et sans perte de temps indue pour une transparence et une réactivité accrues.
4 – Sécurité augmentée des données
Grâce à la gestion électronique de documents, exit la perte ou l’altération de précieux documents puisque tout est sauvegardé en ligne. L’ensemble de la documentation générée est mise à jour régulièrement et simultanément par les collaborateurs. Au terme du cycle de vie des documents, le processus d’archivage peut être amorcé à l’aide d’un système d’archivage électronique (SAE) pour une meilleure protection et un accès simple et rapide.
5 – La GED comme coup de pouce pour l’environnement
L’impact écologique fait partie des enjeux importants pour les entreprises aujourd’hui, incluant celles du domaine de la construction et du BTP. Le choix de traiter électroniquement ses données et ses informations en vue d’atteindre le zéro papier bénéficie grandement à une entreprise. En se préoccupant de l’impact de sa consommation sur l’environnement, elle valorise son image de marque.
Malgré le fait que le traitement électronique des documents commande l’instauration de nouvelles méthodes de travail au sein d’une organisation, les efforts investis deviennent rapidement très profitables.